Que votre bail de location concerne un logement vide, un logement meublé ou un commerce, délivrer une quittance de loyer n’est jamais obligatoire. Toutefois, ce simple geste s’avère extrêmement utile en cas de justification dans certaines situations. Mais comment la rédiger ? Quels sont les éléments obligatoires qui doivent y figurer ? Quand l’envoyer ?
Définition de la quittance de loyer
Un document avant tout justificatif
La quittance de loyer est un document purement justificatif, rédigé par le propriétaire bailleur et s’adresse au locataire. Il atteste, de manière officielle, que le locataire a bien payé son loyer et ses charges. Celui-ci peut conserver les différentes quittances de loyer comme justificatif de paiement, mais aussi comme justificatifs de domicile. Une quittance se conserve pendant 5 ans.
En effet, certaines administrations, à l’instar de la CAF par exemple, exigent une quittance de loyer avant l’ouverture de certains droits (aide au logement, etc.).
Ce qu’en dit la loi
La délivrance de la quittance n’est pas obligatoire. Mais si le locataire la réclame, le propriétaire bailleur ou l’administrateur du bien immobilier en question doit s’y soumettre (loi du 6 juillet 1989).
L’article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 stipule ainsi les conditions et les modalités concernant la quittance de loyer :
Le bailleur ou son mandataire est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. La quittance porte le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges. Aucuns frais liés à la gestion de l’avis d’échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire. Avec l’accord exprès du locataire, le bailleur peut procéder à la transmission dématérialisée de la quittance. Si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu.
La différence entre une quittance et un avis d’échéance
L’avis d’échéance indique au locataire le montant qu’il doit payer, avant qu’il n’ait réglé le loyer. Une fois le paiement fait, le bailleur doit produire une quittance de loyer qui atteste de la bonne réception du règlement.
Quand faut-il fournir une quittance de loyer au locataire ?
Il n’y a pas d’obligation légale d’envoyer une quittance de la part du bailleur de manière régulière. Toutefois, si le locataire en fait la demande, le bailleur doit alors lui remettre ce document. Tout manquement est alors punissable de dommages et intérêts visant à compenser un éventuel préjudice.
Refuser de délivrer une quittances de loyer
Nous vous rappelons que l’inexécution volontaire de cette obligation est une faute selon la jurisprudence. Le locataire peut prétendre à des dommages et intérêts.
Habituellement, pour assurer une bonne entente entre locataires et le bailleur, ce dernier lui envoie, par voie postale ou par mail (avec l’accord du locataire, d’après la loi Alur du 24 mars 2014), la ou les quittances de loyer mensuellement ou chaque trimestre après réception du paiement du loyer par chèque ou virement bancaire.
La remise de la quittance est entièrement gratuite. Ainsi, le propriétaire bailleur ne peut aucunement facturer les frais d’envoi postal si l’envoi se fait ainsi. Cette modalité est inscrite dans l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 qui stipule clairement qu’aucuns frais liés à la gestion de la quittance ne peut facturée au locataire.
Le locataire est en droit de demander des quittances de loyer même une fois que son bail de location est résilié.
Que faire si le locataire a payé partiellement le loyer ?
En cas de paiement partiel du loyer, le propriétaire émet un reçu à la place de la quittance. Sur le document, le bailleur doit préciser : le montant payé, le montant du loyer et des charges et le solde restant à payer.
Que doit contenir une quittance de loyer ?
La formulation de la quittance ne nécessite pas de forme particulière. Plusieurs mentions obligatoires doivent figurer sur chaque quittance de loyer.
Ainsi, le propriétaire bailleur doit mentionner :
- Nom et prénom du bailleur et son adresse postale complète ;
- Nom et prénom du locataire et son adresse postale complète ;
- Période qui correspond au règlement effectué (par exemple : 1 mois, du… au…) ;
- Montant total des sommes versées pour le loyer ;
- Montant total des sommes versées pour les charges (provisions sur charges, régularisation, dépense forfaitaire, etc.) ;
- Le détail des charges ;
- Date d’émission de la quittance ;
- La signature du bailleur pour validation.
Il est indispensable que la quittance soit signée par le propriétaire afin de servir éventuellement de preuve en cas de litige ou de plainte d’impayé.
Il existe, à cet effet, des bordereaux pour simplifier la rédaction où il suffit de compléter les mentions.
DE : Nom, Prénom à préciser
Adresse, Code Postal, Ville
A : Destinataire
Adresse, Code Postal, Ville
Fait à Lieu, Date
Loyer : (Montant à préciser)
Provision de charges : (Montant à préciser)
Total : (Montant à préciser)
Reçu de (Nom du locataire) le (Date à préciser)
La somme de (Montant à préciser)
Correspondant à la location du logement situé au (Adresse complète à préciser)
Pour la période commençant le (Date à préciser) et finissant le (Date à préciser)
Nom, Prénom à préciser
Signature
Modèle de quittance de loyer
Télécharger gratuitement un modèle de quittance de loyer gratuit :
La quittance en colocation
En colocation, il faut distinguer deux cas de figure, le bail commun pour tous les colocataires et le bail individuel pour chaque colocataire.
- Bail commun : une quittance unique est délivrée au nom de tous les colocataires, pour le montant total du loyer. Et ce même si chaque colocataire a payé séparément.
- Bail individuel : une quittance individuelle est délivrée pour chaque colocataire, uniquement pour sa part du loyer.
La quittance de loyer électronique (dématérialisée) avec Rentila
Le bailleur peut procéder à la transmission de la quittance de loyer sous forme électronique (dématérialisée), si le locataire en est d’accord. Cette remise est gratuite.
Rentila propose un logiciel de gestion locative qui génère automatiquement et envoie par email les quittances de loyer à votre locataire, c’est pratique et gratuit.
Voici comment vous pouvez facilement automatiser la création et envoi de vos quittances de loyer.
Les 3 étapes pour démarrer avec Rentila
- Créer un Bien : Créez une fiche détaillée de votre bien locatif (appartement, maison, parking, etc.) : adresse, superficie, équipements, etc.
- Créer un Locataire : Créez la fiche détaillé de votre locataire. Nom, prénoms, adresse, téléphone, occupation etc.
- Créer un Contrat de location : Associez votre bien locatif et votre locataire dans un contrat de location. Précisez la durée, le montant du loyer, les charges, etc.
Pour chaque contrat de location que créé sur Rentila, les quittances de loyer et les avis d’échéance sont générés automatiquement chaque mois.
FAQ – Questions fréquentes
Quand est-il nécessaire de remettre une quittance au locataire ?
Un propriétaire doit fournir une quittance à tout locataire qui en fait la demande, à condition que le loyer ait été intégralement payé.
Que faire si le locataire paie partiellement le loyer ?
Si le locataire ne paie pas la totalité du loyer, le propriétaire doit émettre un reçu indiquant le montant partiellement payé, le montant total du loyer et des charges, ainsi que le solde restant dû. Il est important de ne pas délivrer de quittance si le paiement du loyer n’est pas complet.
La quittance de loyer est-elle systématiquement requise ?
Une quittance doit être fournie gratuitement par le propriétaire si deux conditions sont remplies : le locataire en fait la demande et a payé son loyer.
La quittance est-elle gratuite ?
Oui, la quittance de loyer doit être délivrée gratuitement. Aucun frais, y compris pour l’impression, l’envoi ou les timbres, ne peut être facturé au locataire.
Peut-on envoyer une quittance de loyer par email ?
Oui, l’envoi d’une quittance par voie électronique est autorisé, selon l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989, à condition que le locataire ait donné son consentement écrit pour recevoir des documents sous forme dématérialisée.
Quelle est la différence entre une quittance et un appel de loyer ?
L’appel de loyer est un avis envoyé au locataire pour lui indiquer le montant du loyer à payer pour la période à venir. La quittance, quant à elle, est délivrée après le paiement du loyer et atteste de sa réception par le propriétaire.
Quittance ou facture, dans quels cas ?
Une quittance est émise dans le cadre d’une location résidentielle lorsque le locataire paie son loyer. Elle sert de preuve que le loyer a été payé et spécifie le montant du loyer et des charges couvertes par ce paiement. En revanche, une facture est généralement utilisée dans le cadre de services professionnels ou commerciaux.
Quittance de loyer : ce qu’il faut retenir
- Définition : La quittance de loyer est un document officiel qui atteste que le locataire a intégralement payé son loyer et ses charges pour une période donnée.
Informations obligatoires : Le document doit mentionner les noms et adresses du bailleur et du locataire, le montant du loyer et des charges, la période couverte par le paiement, la date du paiement effectué, et la désignation précise du bien loué.
Conditions de délivrance : Bien que la délivrance d’une quittance de loyer ne soit pas automatiquement obligatoire, le propriétaire doit la fournir gratuitement si le locataire en fait la demande.
Méthodes d’envoi : La quittance peut être envoyée par voie postale, par email, ou remise en main propre au locataire, selon sa préférence.
Cas de paiement partiel : Si le locataire n’a payé qu’une partie du loyer, le propriétaire doit émettre un reçu indiquant le montant partiellement payé, au lieu d’une quittance complète.
Gratuité de la quittance : La remise d’une quittance est entièrement gratuite. Il est interdit au propriétaire de facturer des frais pour la délivrance, l’impression, l’envoi ou tout autre coût associé à la quittance.
La quittance électronique, c’est pratique, gratuit et vous faites un geste pour l’environnement. Pour éviter d’augmenter la pression sur les forêts, diminuez votre consommation de papier. 
