Comment régulariser les charges locatives ?

Tous les mois, en tant que bailleur, vous faites payer à vos locataires un certain montant de charges (pour l’eau, le chauffage commun au gaz par exemple, etc…), que l’on appelle « provisions de charges ». Mais une fois par an, il convient de comparer ce qui a été payé par le locataire à ce que vous, en tant que propriétaire, avez réellement déboursé. Selon le résultat, il faut alors régulariser : soit réclamer la différence au locataire s’il a payé moins, soit au contraire le rembourser s’il a trop payé. Alors comment régulariser les charges locatives?

1. Prenez le montant des charges récupérables réelles payées par le bailleur pour la période considérée
2. Prenez le montant des provision pour charges payées par le locataire pour la période considérée
3. Calculez la différence entre les provisions payées et les charges réelles
4. Si la différence est positive, il faut payer le locataire; si la différence est négative, le locataire doit payer

Les charges récupérables

Les charges locatives, qu’on appelle également charges récupérables, sont des dépenses prises en charges initialement par le propriétaire, mais que celui-ci peut se faire rembourser par le locataire. La définition des charges récupérables est precisée par l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989, loi qui fixe le cadre juridique de la location vide et de la location meublée.

Régulariser les charges locatives pour mieux anticiper les charges de l’année suivante

Le montant de la provision, déterminé lors de la signature du bail, est fixé en fonction des charges réelles de l’exercice écoulé.

Evidemment, la régularisation permet avant tout de faire payer au locataire sa part de charges exacte de la copropriété. Mais c’est aussi le moment pour mettre à jour le montant de provision de charges qui sera demandé l’année suivante. De façon réaliste, les charges ne cessent d’augmenter (le prix du gaz…) et il est donc recommandé de réévaluer légèrement à la hausse les charges demandées aux locataires mensuellement. Ainsi, d’une part le bailleur n’aura pas à avancer trop d’argent en cours d’année et d’autre part il n’aura pas à réclamer une somme trop importante au locataire en fin d’année pour combler la différence.

Charges au réel ou forfait

Les charges versées par le locataire ne font pas systématiquement l’objet d’une régularisation. Tout dépend s’il s’agit de charges réelles ou au forfait.

La location vide

Pour la location vide, les charges sont au réel sauf pour la colocation où le bailleur peut convenir avec les locataires de charges forfaitaires.

La location meublée

Pour la location meublée le bailleur a le choix soit de demander une provision sur charges à son locataire, soit demander des charges forfaitaires.

Forfait de charges

Si le propriétaire opte pour le paiement d’un forfait de charges, il détermine une somme fixe ou un pourcentage du loyer.

Ce forfait couvre alors l’ensemble des charges. Le propriétaire ne peut pas récupérer d’autres dépenses auprès du locataire (par exemple, dépense due à une surconsommation d’eau). Les charges ne peuvent faire l’objet d’aucune régularisation.

Charges réelles

Si le propriétaire choisit le paiement au réel, c’est-à-dire correspondant aux dépenses réellement engagées, le paiement s’effectue soit :

• par le versement de provisions pour charges, par exemple tous les mois ou tous les trimestres (une régularisation doit être effectuée chaque année pour ajuster les versements du locataire aux dépenses réelles),
• par la récupération ponctuelle des dépenses engagées en apportant les justificatifs de ces dépenses (les factures, par exemple).

Comment régulariser les charges locatives ?

La régularisation des charges peut être faite chaque année par exemple au moment où le propriétaire reçoit l’arrêté des comptes de la copropriété. S’il ne l’a pas fait, il ne peut désormais que faire valoir celles des trois années précédentes au maximum.

Le bailleur doit régulariser les charges une fois par an dès réception du décompte annuel de votre syndic mais pas nécessairement à la date anniversaire du bail. le calcul est simple, comparer les dépenses réelles aux provisions payées.

Pour régulariser les charges locatives il faut simplement comparer les dépenses récupérables réelles aux provisions de charges payées. En suite il faut soit réclamer la différence au locataire s’il a payé moins, soit au contraire le rembourser si les charges réelles ont finalement été moindres que prévu initialement.

Justificatifs

Certains documents sont nécessaires au calcul, en particulier :

• L’état des dépenses de la copropriété pour l’année passée, un document sur lequel on retrouvera l’ensemble des postes de dépense.
• L’état de répartition des charges qui donne pour chaque type de charge (eau, ascenseur…) la quote–part de votre bien locatif, de votre « lot », autrement dit la proportion que vous devez payer par rapport aux autres propriétaires de la copropriété.
• La taxe foncière, pour la TEOM, la Taxe d’Enlèvement des Ordures Ménagères.

Le montant des charges récupérées par le propriétaire doit être justifié. Le bailleur doit à mettre à disposition du locataire les pièces justificatives pendant les 6 mois qui suivent l’envoi du décompte. Depuis le 1er janvier 2015, le locataire peut demander l’envoi d’un récapitulatif par voie postale ou électronique.

Régulariser les charges locatives avec Rentila

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Régulariser les charges locatives avec un tableau simple

Il existe aussi une méthode simple pour régulariser les charges locatives qui consiste à remplir le petit tableau suivant :

Type de charges	Dépenses récupérables (auprès du locataire) totales, par type de charges	Tantièmes / nombre total de tantièmes de la copropriété (selon votre « lot »)	Quote-part (à payer)
			€
			€
			€
			€
TOTAL			€

Il va vous falloir calculer le montant réel de charges locatives annuelles que vous auriez dû faire payer à votre locataire.

Commencez par remplir la 1ère colonne, en répertoriant l’ensemble des charges de copropriété que vous pouvez récupérer auprès du locataire. Il s’agit notamment du chauffage commun, de l’entretien de la chaudière commune, de l’eau froide, des frais d’entretien d’ascenseur, des frais de ménage des parties communes, de l’électricité des parties communes ou encore des frais de sortie de poubelle. Vous pourrez retrouver la liste qui concerne votre copropriété dans l’état des dépenses, fourni par le syndic.

Dans un 2ème temps, toujours en utilisant le document d’état des dépenses, vous devez être en mesure de remplir la 2ème colonne, en indiquant le montant total des dépenses de la copropriété, selon le type de charges récupérables. Mais bien sûr toutes ces dépenses ne vous incombent pas intégralement, elles sont à diviser par le nombre d’appartements, de lots, de la copropriété. Mais la division n’est pas proportionnelle : au sein d’une copropriété, pour chaque lot, ainsi que pour chaque type de charges, sont attribués des tantièmes. L’idée est par exemple de faire payer davantage de charges d’ascenseur à un appartement situé au dernier étage par rapport à celui situé au rez-de-chaussé. Ces tantièmes qui vous concernent, vous les trouverez sur le document « état des répartitions » fourni par le syndic. Et ce sont ces tantièmes divisés par le nombre total de tantièmes de la copropriété qu’il faut indiquer dans la 3ème colonne du tableau. A cette étape, vous devriez avoir un tableau rempli qui ressemble plus ou moins à l’exemple ci-dessous :

Type de charges	Dépenses récupérables (auprès du locataire) totales, par type de charges	Tantièmes / nombre total de tantièmes de la copropriété (selon votre « lot »)	Quote-part (à payer)
Chauffage commun gaz	2379,94€	1667/4815	€
Entretien chaudière	203,30€	1667/4815	€
Eau froide	1239,39€	1698/10000	€
Electricité parties communes	158,50€	2001/10000	€
TOTAL			€

Reste alors la dernière étape, calculer votre quote-part, par type de charges, puis au global. Il s’agira du montant de charges réelles récupérables auprès du locataire. Si l’on prend l’exemple du chauffage au gaz, il suffit de faire l’opération suivante : 2379,94€ x 1667 / 4815 = 823,96€ Faites de même pour toutes les lignes et additionner les résultats pour obtenir votre quote-part globale. Dans le cas de l’exemple, 1136,58€ de charges récupérables sur l’année passée.

Type de charges	Dépenses récupérables (auprès du locataire) totales, par type de charges	Tantièmes / nombre total de tantièmes de la copropriété (selon votre « lot »)	Quote-part (à payer)
Chauffage commun gaz	2379,94€	1667/4815	823,96€
Entretien chaudière	203,30€	1667/4815	70,38€
Eau froide	1239,39€	1698/10000	210,53€
Electricité parties communes	158,50€	2001/10000	31,71€
TOTAL			1136,58€

Pour enfin connaitre le montant exact de charges locatives consommées par le locataire et qu’il doit donc régler, il faut enfin ajouter la Taxe d’Enlèvement des Ordures Ménagères (TEOM) dont on peut trouver le montant de cotisation sur la taxe foncière. Admettons que la TEOM de l’année passée soit de 57€ La montant réel de charges à payer par le locataire est donc de 1136,58€ + 57€ = 1193,58€.

Pour régulariser les charges locatives il reste alors à comparer aux provisions de charges payées. Si le locataire a payé 90€ de charges mensuelles par exemple, soit 1080€ au total, en tant que bailleur, vous pouvez lui réclamer la somme de 1193,58€ – 1080€ = 113,58€, en guise de régularisation. Si au contraire il avait payé 100€ de charges mensuelles, vos devriez lui rembourser 6,42€. Dans le 1er cas de figure, où les provisions pour charges ont été sous-estimées, il est conseillé de les réévaluer pour la nouvelle année, par exemple sur une base de 100€ mensuelle, plus proche de la réalité. Il faut évidemment informer le locataire de cette régularisation et éventuellement de la réévaluation des charges, sachant que vous devez pouvoir présenter des pièces justificatives si le locataire en fait la demande.

Modèle de lettre de régularisation de charges locatives

Une fois la régularisation annuelle des charges locatives faite, le bailleur doit envoyer une notification à chaque signataire du contrat de location.

Réajustement de la provision pour charges

Une fois la régularisation de charges faite et en cas de différence importante, il est préférable de modifier et ajuster la provision pour charges pour coller au plus juste sur les dépenses réelles.
Une fois la provision régularisée se pose la question de l’ajustement de la provision.

Il faudrait communiquer au locataire le nouveau montant de la provision pour charges. Il est également nécessaire d’ajuster les quittances de loyers.

Régulariser les charges locatives après le départ du locataire

Bien souvent lorsque le locataire quitte le logement, la régularisation des charges réelles n’est pas possible tant que le propriétaire n’est pas en possession de l’arrêté annuel des comptes. Le bailleur peut donc conserver au maximum 20% du dépôt de garantie jusqu’à la dernière régularisation de charges.

Régularisation des charges tardive et délai de prescription

Le propriétaire peut récupérer les arriérés de charges pendant 3 à 5 ans, y compris après le départ du locataire. La loi ALUR prévoit un délai de prescription de 3 ans (5 ans auparavant), ainsi pour les baux conclus à compter du 27 mars 2014, le bailleur dispose d’un délai de 3 ans à compter de la date d’exigibilité des charges pour en réclamer le paiement.

Enfin, le locataire a le droit de demander un étalement du paiement sur un an lorsque le propriétaire fait une régularisation de charges tardive, c’est-à-dire au-delà de l’année civile suivant l’année d’exigibilité des charges.

Ce qu’il faut retenir

• La régularisation de charges locatives se fait une fois par an.
• Dans ce cas de charges forfaitaires, elles ne peuvent faire l’objet d’aucune régularisation.
• Le bailleur doit tenir les pièces justificatives à la disposition des locataires durant 6 mois à compter de la régularisation des charges.
• Le bailleur peut récupérer les arriérés de charges pendant 3 ans, y compris après le départ du locataire.
• Le bailleur peut conserver au maximum 20% du dépôt de garantie jusqu’à la dernière régularisation de charges.

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