Comment fixer les provisions sur charges ?

Avant d’entamer la recherche de votre futur locataire, il est primordial de définir avec précision les aspects financiers de la location, incluant le montant du loyer ainsi que les charges. Bien que le cadre des charges locatives soit strictement délimité par décret, l’estimation de leur montant nécessite de prendre en compte différents paramètres fluctuants. Une évaluation juste et réaliste des provisions sur charges est essentielle pour prévenir tout désaccord avec votre locataire lors de la régularisation annuelle. Cet article aborde les méthodes efficaces pour calculer ces provisions …

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Les provisions sur charges

Il est bien connu des locataires que les loyers peuvent être proposés « hors charges » ou « charges comprises ». Bien que les loyers soient généralement fixés librement par les propriétaires en fonction de facteurs comme le type de logement, sa superficie, sa localisation, son standing et les prix du marché local, les charges associées au logement doivent quant à elles reposer sur des estimations précises et justifiables.

Que sont les provisions sur charges ?

Les biens immobiliers génèrent des coûts annuels fixes en termes de charges. Afin de gérer ces coûts, les propriétaires répartissent les charges relevant de la responsabilité des locataires. Ces charges sont payées soit mensuellement, soit trimestriellement, et servent à couvrir les factures annuelles des charges fixes dues par les occupants, qu’il s’agisse de logements meublés ou non meublés. Le paiement de ces charges est fractionné et intégré au loyer mensuel, lissé sur toute l’année pour éviter de présenter aux locataires une facture trop élevée en fin d’exercice comptable.

Comment fixer les provisions sur charges ?

Dans le cas d’une maison individuelle, examinez les factures de l’année précédente pour estimer les charges annuelles globales. Souvent, pour une maison, les propriétaires laissent les locataires s’occuper eux-mêmes des différents services (comme l’électricité, l’eau, etc.), leur permettant ainsi de payer directement ces charges.

Si le logement est situé dans une copropriété, consultez le syndic. En plus de veiller à l’entretien de la résidence, le syndic établit les charges locatives prévisionnelles, couvrant l’entretien des parties communes, les espaces extérieurs, les petites réparations, la désinfection, l’ascenseur, etc., que les copropriétaires doivent régler annuellement.

Le syndic vous fournira ainsi une estimation du montant annuel des charges locatives à payer. Ces charges varient selon le logement, avec des facteurs comme l’étage où il se trouve ou sa superficie, influençant leur montant.

En tant que propriétaire-bailleur, vous devrez payer ces charges provisionnelles de copropriété au syndic trimestriellement.

Vous serez également tenu de payer les impôts liés aux services dont bénéficie directement le locataire, comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) et la taxe de balayage. Ces taxes sont des charges locatives récupérables, que vous pourrez réclamer au locataire. Vous avez le droit de demander leur remboursement.

Après avoir déterminé le montant des charges de copropriété à payer au syndic, basé sur les dépenses de l’année précédente et les projets de travaux à venir, ainsi que le montant des taxes locales de l’année passée, vous devrez distinguer les charges locatives qui sont de votre ressort de celles qui peuvent être récupérées auprès de votre locataire. Ces informations figurent habituellement sur l’arrêté des comptes annuels envoyé par le syndic.

Le montant de ces provisions sur charges est calculé sur la base d’une estimation des charges de l’année précédente, généralement estimée à environ 75 % du montant total exigé par le syndic dans les appels de fonds.

Le total annuel des charges locatives récupérables doit ensuite être divisé par douze pour obtenir le montant de la provision mensuelle que vous pouvez demander au locataire.

De quelles charges s’agit il ?

Dans le cadre d’un contrat de location, il y a certaines obligations et certains frais inhérents au seul propriétaire des lieux et d’autres qui incombent directement au locataire.

Les charges locatives que le propriétaire peut récupérer sont précisées dans le décret n°87-713 du 26 août 1987, et incluent notamment :

• Dans le cadre d’une copropriété dotée d’un gardien qui assure l’entretien des parties communes et la sortie des poubelles, 75% du salaire (y compris les charges fiscales et sociales) de ce gardien sont à la charge des locataires.
• S’il s’agit d’une résidence dotée d’un ascenseur, certaines charges sont récupérables sur les locataires : l’électricité de l’ascenseur, son entretien y compris les produits nécessaires à son entretien et à sa propreté, ainsi que les petites réparations de la cabine.
• L’eau nécessaire à l’entretien de toutes les parties communes, y compris les extérieurs et autres espaces verts est à la charge des locataires.
• L’eau chaude, l’eau froide et toutes les énergies nécessaires et utilisées dans le cadre d’un chauffage collectif et ce, au prorata du nombre d’habitants par logement.
• L’électricité et l’entretien des installations électriques des parties communes.
• L’entretien et le matériel des parties communes intérieures et extérieures (couloirs, sas d’entrée, escaliers, parking, voies d’accès…
• Taxe de ramassage des ordures ménagères et de balayage ainsi que la taxe d’assainissement.

Hors de la liste détaillée dans le décret n°87-713, il n’est pas permis de demander au locataire de payer d’autres charges locatives, sous peine de les considérer comme abusives.

Dans le cas d’une maison individuelle sans parties communes, les charges locatives imputables au locataire se résument principalement aux services dont il bénéficie, comme la taxe pour le ramassage des ordures ménagères.

La régularisation des provisions sur charges

En fin d’année, il sera nécessaire de procéder à la régularisation des charges locatives. En fonction de cette régularisation, deux situations peuvent se présenter :

1. Soit le locataire a versé trop de charges par rapport aux montants effectivement payés par le bailleur. Dans ce cas, l’excédent sera déduit d’un futur loyer.
2. Soit le locataire n’a pas versé suffisamment de charges par rapport aux dépenses réelles du bailleur. Le locataire devra alors payer la différence.

Le propriétaire peut récupérer les charges locatives de deux manières :

• En appliquant les charges réelles, comme mentionné précédemment.
• Sous forme de forfait. Dans ce cas, aucun ajustement n’est possible, ce qui signifie qu’aucun solde ne peut être réclamé au locataire ou remboursé ; il s’agit d’un montant forfaitaire annuel.

Quelle que soit la méthode de calcul choisie, elle doit être clairement indiquée dans le contrat de location dès sa signature et acceptée par les deux parties.

S’il n’a pas procédé à l’apurement des charges locatives annuellement, le bailleur n’a que trois ans pour réclamer la différence à ses locataires (contre 5 ans avant la loi Alur de 2014). Une fois que le propriétaire a clairement établi le détail des charges de l’année écoulée, il doit en tenir le détail (factures à l’appui) à disposition du locataire pendant une durée de six mois.

Si le départ du locataire se fait avant la fin de l’exercice comptable ou de l’assemblée générale annuelle de copropriété, le bailleur est en droit de conserver une provision de 20% sur le montant de garanti déposé initialement à la signature du bail. La différence entre les charges versées depuis le début de l’exercice annuel et la régularisation de fin d’année sera éventuellement couverte par toute ou partie de ces 20%, sinon la différence sera reversée au locataire dès la clôture des comptes.

Fixer les provisions sur charges : ce qu’il faut retenir

• Nature et objectif des provisions sur charges : Les provisions sur charges sont des avances payées par les locataires pour couvrir les charges fixes annuelles liées à l’occupation d’un logement. Ces charges sont payées mensuellement ou trimestriellement, lissées sur l’année pour éviter une facture trop lourde en fin d’exercice.
• Calcul des provisions sur charges : Le montant des provisions est basé sur une estimation des charges de l’année précédente, souvent estimées à environ 75 % du total requis. Il est important de différencier les charges récupérables (à la charge du locataire) de celles incombant au bailleur.
• Méthodes de récupération des charges locatives : Les charges locatives peuvent être récupérées de deux manières : soit en appliquant les charges au réel, soit de manière forfaitaire. Dans le cas forfaitaire, aucun ajustement n’est possible, contrairement au réel où un ajustement est fait en fin d’exercice comptable.
• Types de charges locatives : Les charges locatives comprennent notamment les frais liés à l’entretien des parties communes, l’électricité des ascenseurs, l’entretien de l’espace vert, l’eau chaude/froide, la taxe de ramassage des ordures ménagères, etc. Ces charges doivent être clairement définies dans le bail de location.
• Régularisation des provisions sur charges : Le bailleur doit régulariser annuellement les charges locatives. Si les charges réelles sont supérieures aux provisions, le locataire doit payer la différence, et inversement, un trop-perçu doit être remboursé au locataire. Le bailleur a un délai de trois ans pour réclamer la différence.

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