Lorsque vous créez une location, le montant du dépôt de garantie spécifié dans le contrat de location sera enregistré comme une ligne de revenu dans la section « Finances ».

Vous pouvez également créer manuellement un dépôt de garantie encaissé, ajoutez simplement un revenu  de type « Dépôt de garantie » dans la section « Finances ». Un reçu sera automatiquement généré pour cette transaction.

Une fois la location terminée et le dépôt de garantie restitué, vous pouvez enregistrer une dépense sous l’intitulé « Remboursement du dépôt de garantie ». Un document correspondant sera créé pour refléter les détails du remboursement.

Pour ce type particulier de revenu et de dépense, vous avez la possibilité de :

• Cocher la case « Montant à titre indicatif » pour exclure ce montant de tout calcul dans la section « Finances ».
• Ajouter un message qui apparaîtra sur le document généré, ce qui est utile pour détailler les éléments retenus lors d’un remboursement partiel du dépôt de garantie.

Délai de restitution

Vous devrez rembourser le dépôt de garantie au départ du locataire dans un délai maximum de

• 1 mois si l’état des lieux de sortie est conforme à l’état des lieux d’entrée ;
• 2 mois si l’état des lieux de sortie révèle des différences avec l’état des lieux d’entrée,

après la remise des clefs (déduction faite des sommes qu’il resterait à vous devoir, dûment justifiées).

Pour enregistrer la restitution du dépôt de garantie, il faut Ajouter une dépense depuis la rubrique Finances et saisir le montant à restitué.

Vous pouvez également le faire au moment de l’enregistrement du départ du locataire.

Retenue sur dépôt de garantie

Le propriétaire est autorisé, selon une jurisprudence, à conserver 20 % de la caution pour garantir la régularisation des charges jusqu’à l’arrêté des comptes.

La loi permet au propriétaire de déduire du dépôt de garantie les sommes lui restant dues comme par exemple :

• impayés de loyers,
• impayés de charges,
• travaux locatifs,
• dégradations.

Dans ce cas, le bailleur est tenue de justifier la retenue qu’il opère sur le dépôt de garantie par la remise au locataire de documents tels que :

• état des lieux d’entrée et de sortie,
• photos,
• constat d’huissier,
• factures,
• devis,
• lettre de réclamation des loyers impayés restée sans réponse.

Si vous retenez un montant sur dépôt de garantie, il faudrait simplement créer une dépense de ce type pour le montant restitué.

Vous pouvez mettre dans la zone message le détail et la description des do montant retenu.

Si vous ne remboursez pas le dépôt de garantie, il ne faut rien inscrire dans la rubrique Finances.