La régularisation des charges doit être effectuée au moins une fois par an en comparant :

• le total des provisions versées par les locataires,
• avec les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l’année.

Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire doit reverser le trop-perçu au locataire ; dans le cas contraire, il demande un complément.

Le montant des charges récupérées par le bailleur doit être justifié.

Les dépenses récupérables pris en compte dans le calcul

Pour commencer, il est essentiel de saisir les dépenses récupérables dans la section « Finances ». Pour ce faire, ajoutez une ou plusieurs dépenses de type « Charge récupérable ».

Lors de la création d’une charge récupérable, vous avez la possibilité de saisir les éléments suivants :

• Montant récupérable auprès du locataire,
• Période,
• Clé de répartition (si vous avez configuré des clés particulières dans vos immeubles)

Les règles de répartition (tantièmes généraux ou clés spécifiques) configurées pour chaque immeuble sont utilisées dans le calcul de la régularisation des charges. Les dépenses communes, associées à un immeuble, sont divisées et prises en compte dans le calcul en utilisant ces règles.

Voici la liste des dépenses qui sont prises en compte dans le calcul :

• Syndic de copropriété: Provisions pour charge
• Syndic de copropriété: Arrêté des comptes : Charges récupérables/locatives
• Charge récupérable/locative: Entretien de l’immeuble et des équipements
• Charge récupérable/locative: Consommations communes
• Charge récupérable/locative: Consommations personnelles
• Charge récupérable/locative: Taxe d’enlèvement des ordures ménagères
• Charge récupérable/locative: Autres
• Tout autre dépense marquée comme récupérable.

Les revenus pris en compte dans le calcul

Voici la liste des revenus qui sont pris en compte dans la régularisation :

• Les charges indiquées dans les revenus de type Loyer
• Remboursement Charges: Locataire
• Remboursement taxe d’enlèvement des ordures ménagères
• Remboursement taxe foncière

Comment calculer la régularisation des charges ?

Pour réaliser une régularisation des charges de manière précise, il est crucial de bien renseigner, pour chaque dépense de type « charge récupérable », le montant récupérable, la période, ainsi que le bien ou la location associés.

Si le bien se trouve dans une copropriété et lorsque vous recevez votre arrêté de comptes annuel, incluant le montant des charges locatives, créez une nouvelle dépense de type ‘Syndic de copropriété: Arrêté des comptes : Charges récupérables/locatives’ et indiquez le montant récupérable. Si vous avez déjà enregistré les charges prévisionnelles au cours de l’année, cochez la case ‘Montant à titre indicatif’ pour éviter les doublons avec celles-ci dans la rubrique « Finances ».

Pour réaliser une régularisation des charges locatives :

1. Accédez à la rubrique « Outils », puis sélectionnez « Régularisation des charges » (dans le menu principal à gauche), ou utilisez les actions disponibles sur la droite dans la rubrique « Locations ».
2. Renseignez la période, puis cliquez sur « Continuer ».
3. Vérifiez, à l’étape suivante, le montant et les détails de la régularisation, puis cliquez sur le bouton « Confirmez ».
4. La régularisation, comprenant le montant et un document détaillant les opérations, sera enregistrée dans la base de données et s’affichera dans la rubrique « Finances ».

Le site prend en compte les provisions sur charges versées par le locataire (montant indiqué dans la location) pour la période sélectionnée, ainsi que les charges récupérables dont les montants ont été saisis dans la rubrique « Finances ». Il calcule ensuite la différence et crée un revenu ou une dépense en fonction du résultat obtenu.