Génération des loyers

Pour chaque contrat de location, les loyers et les avis d’échéance sont automatiquement générés le 1er jour du mois par défaut, sauf indication contraire. Vous avez la possibilité de définir la date à laquelle vous souhaitez générer l’avis et le loyer, en ajoutant un délai en jours avant la date de quittancement. Cette option peut être configurée dans la fiche de la location.

Date de quittancement

La date de quittancement (par défaut, le 1er) définit la période de location, et cette configuration s’effectue dans la fiche de la location. Par exemple, si vous choisissez le 1er du mois, la période sur la quittance de loyer sera du 1er au dernier jour du mois en cours. Si vous choisissez le 15 du mois, la période sera du 15 au 14 du mois suivant.

Date de création du loyer

La date de génération du loyer détermine quand la ligne correspondante apparaît dans la rubrique Finances. Par exemple, si vous choisissez « J-6 », le loyer sera généré 6 jours avant la date de quittancement. Cette configuration s’effectue également dans la fiche de la location.

Date de paiement

La date de paiement dans la fiche de la location indique la date à laquelle le paiement du loyer doit être effectué par le locataire (par défaut, le 1er du mois). Cette date est utilisée pour déterminer si un loyer est en retard. Le système marquera un loyer comme « En retard » 7 jours après la date de paiement. Par exemple, si la date de paiement du loyer est le 6, il sera marqué comme « En retard » après le 13.

Titre du document : Avis, Reçu, Quittance

Une fois que le loyer est marqué comme « Payé », le document devient une « Quittance de Loyer ».

En cas de paiement partiel, le document sera un « Reçu de Paiement ». Ce document peut être converti en « Quittance » si le propriétaire enregistre un paiement couvrant la totalité du loyer ou si le solde du locataire est nul ou positif.

Chaque loyer peut être associé à l’un des états suivants :

• Payé : Le locataire a intégralement réglé le loyer.
• En attente : Le locataire n’a pas encore payé le loyer, mais la date d’échéance n’est pas encore dépassée.
• En retard : Le locataire n’a pas payé le loyer, et la date d’échéance est dépassée.
• Partiel : Seule une partie du loyer a été versée par le locataire.
• Impayé : Le loyer n’a pas été payé, et il est peu probable qu’il le soit à l’avenir.

Quittances à échoir et à terme échu

Les loyers et les avis d’échéance sont générés à échoir par défaut, c’est-à-dire en début de période. Vous décidez quand enregistrer le paiement et produire la quittance.

Lors de la création de la location, vous pouvez aussi choisir une création des loyers à terme échu, c’est à dire en fin de période.

Vous pouvez également paramétrer la date de génération du loyer au moment de la création de la Location à J+X où X est le nombre de jours. Exemple: Par exemple, pour une date de quittancement le 1er, qui génère un loyer du 1er au 31, le paramètre ‘J+20’ déclenchera la génération 20 jours après le début de la période, donc vers le 21.

Facture ou quittance et numérotation

Lors de la création de la location, dans l’onglet « Quittance », vous avez la possibilité de choisir entre le libellé « Quittance » ou « Facture » pour le reçu de paiement.

Vous pouvez activer une numérotation pour les factures. Cette numérotation peut être :

• Distincte, unique pour chaque contrat de location;
• Globale pour le propriétaire.

Vous pouvez également définir un préfixe (par exemple, FA23-), et un compteur automatique sera ajouté après ce préfixe.

Si vous modifiez le préfixe dans la location, le compteur sera réinitialisé et recommencera à partir de 1. Cette fonction est utile lorsque vous changez de préfixe chaque année, par exemple FA2023-, FA2024-.

Première quittance pour un loyer partiel, au prorata

Si votre bail commence à une date autre que le 1er du mois, vous pouvez configurer un premier loyer partiel, qui ne couvre pas un mois complet.

Vous disposez de plusieurs options :

• Vous pouvez le spécifier lors de la création de la location en remplissant les champs dédiés. Le loyer partiel sera alors créé à la création du contrat de location.
• Si un loyer a déjà été généré dans la section « Finances », vous avez la possibilité de le modifier en ajustant les dates et les montants.
• Une autre option consiste à ajouter manuellement un revenu de type « Loyer » dans la section « Finances ».

Voici la formule pour calculer un loyer partiel : Loyer mensuel / Nombre de jours dans le mois x Nombre de jours d’occupation.

Adresse alternative sur la quittance

Le locataire prend l’adresse du bien loué par défaut, mais il peut arriver que l’adresse figurant sur la quittance ne corresponde pas à celle du bien immobilier loué.

Pour indiquer une adresse alternative, suivez ces étapes : accédez à la section « Locations », modifiez la location en question, cliquez sur l’onglet « Quittances », puis sélectionnez « Adresse de quittancement ». Cochez la case et saisissez l’adresse de correspondance du locataire dans le champ approprié.

Ajouter un montant supplémentaire à un loyer

Vous pouvez ajouter des montants supplémentaires à un loyer. Ces lignes peuvent être de deux types : « Loyer » ou « Charge », comme le ménage, le parking, les taxes et d’autres paiements exceptionnels.

Pour ce faire, il vous suffit de fournir les informations dans la section « Autres charges ». Vous pouvez les ajouter à un loyer déjà généré dans la rubrique « Finances » ou au moment de la création d’une location. Si vous les ajoutez à une location, ces paiements figureront sur le contrat de location et toutes les quittances et avis d’échéance associés.

Enregistrer un paiement

Une fois le loyer généré dans la section « Finances », vous avez la possibilité d’enregistrer un ou plusieurs paiements, qu’il s’agisse du paiement du locataire, d’aides ou d’allocations perçues directement. Pour ce faire, utilisez l’option « Enregistrer un paiement » disponible dans le menu d’actions sur la droite.

Pour chaque paiement ou encaissement enregistré, vous pouvez saisir les informations suivantes :

• Le montant,
• Le payeur,
• Le moyen de paiement,
• La date d’encaissement.

L’envoi de la Quittance et l’Avis d’échéance

Locataires invités et connectés à Rentila

Les locataires invités ayant accès à Rentila reçoivent automatiquement une notification par e-mail (cette option peut être activée/désactivée dans la fiche de location) dès la génération de leur loyer dans la rubrique « Finances ». L’e-mail contient un lien direct pour télécharger le document, l’avis d’échéance ou la quittance.

Une fois le paiement marqué comme « Payé » dans la rubrique « Finances », vous pouvez envoyer manuellement la Quittance en utilisant l’action « Envoyer la Quittance » à droite. Le système renverra l’e-mail de notification avec le lien de téléchargement direct du document.

Locataires non connectés ou sans adresse e-mail

Pour les locataires qui n’ont pas d’adresse e-mail ou qui ne souhaitent pas accepter l’invitation, vous pouvez :

• Télécharger le document (avis d’échéance ou quittance) au format PDF et l’envoyer par e-mail via votre messagerie.
• Télécharger le document (avis d’échéance ou quittance) au format PDF et l’envoyer par la poste.

Personnalisation de la quittance et de l’avis d’échéance

Vous pouvez personnaliser le logo et ajouter une signature depuis la rubrique « Mon compte » dans « Mon profil ». Si vous avez plusieurs propriétaires dans la rubrique « Multi-propriétaires », c’est dans la fiche de chaque profil que vous pouvez personnaliser le logo et la signature.